Kaizen para todos

Tengo que confesar algo… no sé por qué no me gusta cuando la gente conversa con un lenguaje complicado, o con palabras extravagantes. Quizá sea porque honestamente toda mi vida he preferido aprender las cosas platicando con algún apasionado o apasionada con ganas de compartir algo de manera más coloquial, como si fuera un chisme.

Por esto mismo, y porque algo en lo que definitivamente no soy experta es en redacción extravagante, heme aquí, escribiendo mi primer blog con la intención de que esto sea como si tú y yo estuviéramos platicando.

Hoy quiero empezar platicando de un tema que me apasiona muchísimo: la mejora continua, mejor conocida como Kaizen. Este término es principalmente utilizado en la industria, para manufactura o para la gestión de la calidad. Sin embargo, mi fascinación con esta palabra surge cuando se aplica tanto en los procesos, como en nosotros mismos.

En la industria, el objetivo principal del Kaizen es identificar algún problema o problemas, y en lugar de sentarse 5 horas a planear un proyecto innovador, contratar a un consultor que va a cobrar una millonada, o esperar y no hacer nada, ir dando pequeños pasos para lograr metas importantes. Por esto mismo me encanta esta metodología, debido a que se soluciona y mejora lo existente, lo que ya se tiene, antes de agregar nuevos elementos que ni siquiera es seguro que funcionen.

Por el otro lado, el Kaizen en nuestra vida diaria tiene como objetivo ¡exactamente lo mismo! Identificar un problema y en lugar sentarnos 5 horas a pensar en el problema y no hacer nada, ir dando pequeños pasos para lograr metas importantes.

Al hablar de Kaizen es común que aparezca un concepto más: las “5S”, las cuales facilitan por completo la comprensión e implementación del Kaizen. También son palabras japonesas, pero existe una versión en inglés muy práctica por si la quieres buscar. Aquí va un repaso rápido de ellas:

Imagina que estás en una bodega, con un desorden interminable. Inmediatamente identificas que ninguno de los trabajadores conoce la filosofía de Kaizen, y por eso empiezas a aplicar las “5S.” La primera S es Seiri, para clasificar y distinguir entre aquellos elementos que se necesitan y los que no sirven de mucho. Ya que clasificamos podemos pasar a Seiton, para ordenar y aplicar el famoso “un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar.” Luego sigue Seiso para eliminar todo lo que no se necesita en el momento, e inmediatamente después entra Seiketsu, en donde se busca la manera de estandarizar y mantener todo lo obtenido en las S anteriores. Por último, Shitsuke que significa disciplina. Este es uno de los pasos más complicados y en el cual generalmente las empresas fracasan, debido a la complejidad de mantener malos hábitos que se han arrastrado desde años atrás.

Después de un mes de haber aplicado estos cambios, te darías cuenta de la gran reducción de los 7 desperdicios que se busca eliminar con esta filosofía: sobreproducción, esperas, transporte, operaciones extras, inventario, movimientos y defectos.

Gracias a todos estos resultados, yo estaría completamente satisfecha con mi trabajo. Pero imagínate que llego a mi casa y me pongo a llorar porque todo está hecho un desastre y llevo postergando mis propios proyectos durante meses. Es decir, ya logré la excelencia y la mejora continua en mi trabajo, pero yo soy un caos. Para mi esto no tiene nada de sentido.

Es completamente natural que le tengamos miedo al cambio, por esto mismo surgen las frases “poco a poco”, “dale tiempo al tiempo”, lo cual en mi opinión es otra manera de decir “da pasos pequeños para lograr metas importantes” o en otras palabras (va a sonar un poco raro, pero es verdad) “aplica la filosofía Kaizen en tu vida.” Algunas personas ya han compartido su interpretación de las “5S” de manera cotidiana, pero bueno, aquí dejo un pequeño resumen de mi manera de verlas.

En primer lugar está Seiri, ya que es importantísimo que clasifiquemos aquellas cosas, pensamientos y personas que aportan algo positivo a nuestra vida, y aquellos que no. A veces hay que dejar ir algunas cosas para dejarle espacio a cosas mejores por venir. Ya que identificamos aquellas cosas, pensamientos o personas que queremos conservar, hay que organizarlo, y aquí entra Seiton. Hay que ponerle un nivel de prioridad a nuestras ideas, proyectos y propósitos. También hay que intentar poner fechas, generar un plan de acción. Un diagrama de Gantt o un calendario de actividades no vendría mal en esta sección.

Luego seguiría Seiso, para que una vez que pusimos todas nuestras ideas y proyectos en orden, busquemos una manera de deshacernos de aquello que en Seiri dijimos que no era necesario. Aquellas cosas que sólo nos quitan espacio, pues las donamos o las vendemos. Por el otro lado esos pensamientos inservibles, hay que redireccionarlos a nuestros objetivos con mayor prioridad. La plasticidad cerebral es impresionante y sólo es necesario esforzarnos un poco para convertirnos en nuestro propio motivador o motivadora, en lugar de nuestro peor enemigo.

Con respecto a Seiketsu, hay que ponernos una meta e intentar mantener nuestras nuevas acciones y pensamientos durante por lo menos 30 días hasta convertirlo en un hábito. No es mentira que en este corto periodo de tiempo se logran resultados impresionantes, ¿por qué crees que las pruebas gratuitas de cualquier software o programa duran 30 días?

Por último, queda Shitsuke. Este va a ser el mayor reto porque consiste en nunca abandonar todo este progreso que ya se logró, seguir buscando maneras de mejorar día con día y además de todo esto intentar compartir esta filosofía con otras personas.

Y listo, con esto ya están listas las “5S” para implementar Kaizen a nuestra vida diaria. Lo último que nos falta son transformar los 7 desperdicios de la industria a 7 desperdicios que nos gustaría eliminar o cambiar poco a poco, pero eso ya te lo dejo a ti. ¿Cuáles son los 7 desperdicios que no te permiten ser tu mejor versión?